Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Kainuun Korkeakouluyhdistys ry / Kainuun kesäyliopisto / Y-tunnus 0209831-2

www.kainula.fi

Hallinto osoitteessa:

Linnankatu 6 B, 4.krs
87100 KAJAANI

Yhteyshenkilö:

Mira Huotari
040 1488 591
mira@kainula.fi

Tietosuojavastaava

Erikseen nimettyä tietosuojavastaavaa ei ole organisaation pienen koon vuoksi.

Rekisterin nimi

Ulkopuoliset sidosryhmät:

1. Koulutuksiin ilmoittautuvat henkilöasiakkaat
2. Koulutuksiin ilmoittautuvat yritysasiakkaat
3. Opiskelijahallinta
4. Markkinointi
5. Alihankinta- ja ostopalvelut

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Koulutuksiin ilmoittautuvat henkilöasiakkaat: Tietoja kerätään koulutuksiin liittyvän tiedotuksen, laskutuksen sekä mahdollisten perintätoimien (Intrum) tarkoitukseen. Koulutukseen ilmoittautuvan on mahdollista liittyä ilmoittautumisen yhteydessä markkinointirekisteriin.

Koulutuksiin ilmoittautuvat yritysasiakkaat: Tietoja kerätään koulutuksiin liittyvän tiedotuksen, laskutuksen sekä mahdollisten perintätoimien (Intrum) tarkoitukseen. Yritysasiakkaan on mahdollista liittää organisaationsa tai liittyä itse ilmoittautumisen yhteydessä markkinointirekisteriin.

Opiskelijahallinta: Tietoja kerätään opinto-ohjausta ja opintojen etenemisen seurantaa varten, suoritusmerkintöjen kirjaamista ja todistuksenantoa varten kuin myös tilastoinnin sekä viranomaisyhteistyön (TE-toimisto, KELA, Aikuiskoulutusrahasto mm.) tarkoitukseen.

Markkinointi:
Markkinointirekisteri muodostuu seuraavasti:

• Organisaatioiden verkkosivuilta kerätyt yhteystiedot. Markkinointitiedot etsitään koulutuksen sisältö huomioiden kohderyhmähakuisesti, ei summittaisesti. Markkinointiviestissä mainitaan osoitelähde. Vastaanottajalle mahdollistetaan helppo EI VIESTIÄ KIITOS  -paluuvastaus.
• Uutiskirjeen tilaajat. Uutiskirjeen tilaamisesta tiedotetaan mm. somessa sekä tapahtumien yhteydessä. Asiakas liittyy uutiskirjeen tilaajaksi oman aktiivisen toiminnan kautta.
• Koulutuksiin ilmoittautuneet, jotka ovat ilmoittautumisen yhteydessä valinneet vaihtoehdon markkinointimateriaalin lähettämisen sallimisesta.

Henkilö poistetaan markkinointirekisteristä hänen niin pyytäessä.

Rekisterin tietosisältö
Henkilötietojen osalta erittely kerättävistä tiedoista on tyhjentävä.
Yhteisöjen perustiedoilla tarkoitetaan ei henkilöihin sidottuja yleisiä tietoja.

Koulutuksiin ilmoittautuvat henkilöasiakkaat
Nimi, osoite, sähköposti, henkilötunnus, puhelinnumero, kotikunta, sukupuoli, äidinkieli, kansalaisuus, aiemmat koulutukset ja osaaminen sekä koulutuksen maksajan tiedot, työtilanne ja työtehtävä sekä työhön sekä opiskeluun liittyviä tietoja tapauskohtaisesti, luottokelpoisuus tapauskohtaisesti

Koulutuksiin ilmoittautuvat yritysasiakkaat
Yrityksen perustiedot, yhteyshenkilön yhteystiedot sekä yritystä edustavien osallistujien perustiedot

Opiskelijahallinta
Nimi, osoite, sähköposti, henkilötunnus, puhelinnumero, aiemmat koulutukset ja osaaminen, koulutuksen maksajan tiedot sekä muuta opiskeluun liittyviä tietoja tapauskohtaisesti

Markkinointi
Yhteisön perustiedot, yhteyshenkilön nimi, asema yrityksessä ja yhteystiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Koulutuksiin ilmoittautuvat henkilöasiakkaat
Henkilöt ilmoittavat itse kysytyt tiedot ilmoittautuessaan tai hakeutuessaan koulutukseen.

Koulutuksiin ilmoittautuvat yritysasiakkaat
Yhteyshenkilö ilmoittaa yrityksen ja yritystä edustavien osallistujien perustiedot ilmoittautumisen yhteydessä. Kukin osallistuja täydentää henkilökohtaiset tietonsa viimeistään koulutuksen käynnistyessä.

Opiskelijahallinta
Opiskelijat ilmoittavat itse kysytyt tiedot ilmoittautumisvaiheessa. Tietoja päivitetään ja tarkennetaan opintojen aikana pyydettäessä.

Markkinointi
Yritysten ja yhteisöjen verkkosivut, Uutiskirjeen tilanneet, markkinointiviestinnän sallineet koulutuksiin osallistuneet asiakkaat

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Opinto-oikeuksia sekä opintojen suoritusmerkintöjä koskien: opinnoista vastaavat korkeakoulut.
Osallistujalistan osalta: opetuksesta vastaava opetushenkilökunta mukaan lukien mahdollinen tutor -toiminta.
Rahoitukseen liittyen: viranomaiset kuten TE-toimisto, KELA ja Aikuiskoulutusrahasto.
Raportointitietoja koskien: OPH, Tilastokeskus, Suomen kesäyliopistot ry, Suomen Setlementtiliitto.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet

A) Manuaalinen aineisto:
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsy on kontrolloitua avainhallinnan kautta. Arkaluonteista tietoa sisältävät materiaalit säilytetään lukituissa kaapeissa.

B) Digitaalinen aineisto:
Digitaalista aineistoa ja sen liikkumista suojaavat palomuuri, F-Secure tietoturva, suojattu sähköposti, turvatulostus sekä käyttäjätunnuksin ja salasanoin rajatut käyttöoikeudet pilvipalveluihin sekä sähköisten järjestelmien eri osa-alueille.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot (henkilötietolain 26 §). Tarkastus-oikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Tarkastus toteutetaan kohtuullisessa ajassa. Tarkastuspyyntö osoitetaan rekisteriasioita vastaavalle henkilölle (ks. kohta 1 Yhteyshenkilö) kirjallisesti.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterissä olevat virheelliset tiedot korjataan henkilön antaman kirjallisen ilmoituksen perusteella. Ilmoituspyyntö osoitetaan rekisteriasioita vastaavalle henkilölle (ks. kohta 1 Yhteyshenkilö) kirjallisesti.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Oikeus saada tieto tietosuojaloukkauksista
Oikeus tulla unohdetuksi (huomioiden voimassa oleva sääntely)
Oikeus kieltäytyä suoramarkkinoinnista
Mahdolliset pyynnöt ja vaatimukset osoitetaan rekisteriasioita vastaavalle henkilölle (ks. kohta 1 Yhteyshenkilö) kirjallisesti.

Vaitiolovelvollisuus

Jokainen, joka tietosuoja-asetuksen piiriin kuuluvia tietoja käsittelee, on perehdytetty asetuksen sisältöön ja on henkilökohtaisesti allekirjoittanut vaitiolovelvollisuutta määrittävän asiakirjan.